Verwerkersovereenkomst

1. Partijen en definities

Deze verwerkersovereenkomst («Overeenkomst») maakt deel uit van de dienstverlening tussen de opdrachtgever («Verantwoordelijke») en Monoxyleorix B.V., Grote Bickersstraat 74, 1013 KS Amsterdam, KvK 91760683 («Verwerker», handelsnaam Monoxyleorix).

«Persoonsgegevens», «betrokkene», «verwerking» en «subverwerker» hebben de betekenis uit de AVG. «Dienst» betekent studio-opname, editing, mix, mastering of aanverwante werkzaamheden zoals podcast en luisterboek waarbij Verwerker gegevens van gasten, presentatoren of vertellers verwerkt in opdracht van Verantwoordelijke.

2. Onderwerp en duur

Verwerker verwerkt Persoonsgegevens uitsluitend ten behoeve van de Dienst en gedurende de looptijd van de overeenkomst plus de bewaartermijn in artikel 5. Verantwoordelijke bepaalt doeleinden en middelen voor die gegevens; Verwerker volgt schriftelijke of elektronische instructies die met de Dienst stroken.

Typische situaties: podcastproductie voor een uitgever, luisterboekhoofdstukken voor een label, stemmen in opdracht van een bureau. Particulieren die zelf artiest zijn, zijn doorgaans zelf Verantwoordelijke; deze Overeenkomst is dan niet van toepassing tenzij schriftelijk anders bevestigd.

3. Aard van de verwerking

Categorieën betrokkenen: presentatoren, vertellers, gasten, muzikanten of andere deelnemers die Verantwoordelijke naar de studio stuurt.

Categorieën gegevens: stemopnames, namen en contactgegevens die Verantwoordelijke aanlevert, planning, eventuele biografische feiten die nodig zijn voor de sessie, en technische metadata van audiobestanden.

Bijzondere categorieën: niet beoogd; Verwerker verwerkt die niet tenzij Verantwoordelijke dat uitdrukkelijk instrueert met een geldige grondslag.

Verwerkingshandelingen: opnemen, opslaan, kopiëren voor back-up, basis editing, exporteren volgens instructie, en verwijderen na afloop van de bewaartermijn.

4. Plichten van Verwerker

Verwerker:

• verwerkt alleen op gedocumenteerde instructies van Verantwoordelijke, behalve wanneer EU- of lidstaatrecht anders vereist;
• waarborgt dat personeel geheimhouding respecteert;
• implementeert passende technische en organisatorische maatregelen (HTTPS, toegangsbeperking, fysieke studio-beveiliging);
• helpt Verantwoordelijke bij verzoeken van betrokkenen binnen redelijke termijn;
• meld datalekken aan Verantwoordelijke zonder onredelijke vertraging;
• verwijdert of retourneert gegevens na afloop van de Dienst, behalve wettelijke bewaarplicht;
• maakt informatie beschikbaar voor audits door Verantwoordelijke, maximaal één keer per jaar op afspraak.

Verwerker gebruikt opnames niet voor AI-training of marketing, conform privacyverklaring.

5. Subverwerkers

Verantwoordelijke geeft algemene schriftelijke toestemming voor inzet van subverwerkers. Huidige categorieën:

• TransIP B.V. — hosting en e-mail binnen de EER;
• FormSubmit — alleen wanneer Verantwoordelijke het webformulier gebruikt voor instructies (doorgifte VS, zie privacyverklaring).

Verwerker informeert Verantwoordelijke bij wijziging van subverwerkers; Verantwoordelijke kan binnen 14 dagen gemotiveerd bezwaar maken. Subverwerkers zijn contractueel gebonden aan minimaal dezelfde verplichtingen als deze Overeenkomst.

6. Doorgifte buiten de EER

Primaire opslag van sessiebestanden vindt plaats binnen de EER. Doorgifte via FormSubmit volgt alleen het contactformulierpad. Voor overige doorgiften sluiten partijen aanvullende waarborgen (bijv. EU-modelcontractbepalingen) indien nodig.

7. Bewaartermijn en retour

Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, bewaart Verwerker werkbestanden maximaal 24 maanden na afronding van de Dienst, daarna verwijdering of anonimisering. Verantwoordelijke ontvangt agreed deliverables via afgesproken medium; Verwerker behoudt geen commerciële kopie zonder toestemming.

Op verzoek binnen die termijn levert Verwerker een export in gangbaar audioformaat; redelijke kosten voor extra uren worden vooraf gecommuniceerd volgens tarieven.

8. Aansprakelijkheid en rangorde

Bij strijdigheid tussen deze Overeenkomst en algemene voorwaarden prevaleert deze Overeenkomst voor verwerking van Persoonsgegevens. Overige aansprakelijkheid volgt de hoofdovereenkomst.

Contact voor uitvoering: [email protected], 020 244 8916. Ingangsdatum modeltekst: 14 oktober 2026; laatste wijziging 14 oktober 2026. Ondertekening kan per e-mailbevestiging bij opdrachtbevestiging voor zakelijke klanten.